Recap på Morgendagens Møder – ’Fase 1’

Gennem det seneste års tid har vi undersøgt hvornår og hvorfor virksomheder i dag skal mødes fysisk - og hvornår og hvorfor de skal gøre det digitalt.

Vi har løbende postet en masse artikler, som hver især graver ned i nogle af de kringelkroge, vi har kigget på, for at præsentere den spændende viden, som dette arbejde har ført med sig.

Hvis du ikke har været med fra start - eller hvis du bare trænger til at få samlet op på alle trådene, så har vi her lavet et kort recap af nogle af de vigtigste overskrifter fra 'fase 1'. Vi er nemlig ved at bevæge os over i 'fase 2' nu - der, hvor vi begynder at se på de praktiske sider - nemlig hvordan vi skal planlægge og afholde vores møder.

Men inden vi når dertil, så får du altså lige et recap på fase 1:


 

Mødemodellen

Det helt centrale outcome fra ’fase 1’ af tænketankens arbejde (dvs. fra starten til nu), er vores Mødemodel. I den har vi samlet en masse indsigter og anbefalinger i en maggi-terning, der dels giver et anderledes billede af mødelandskabet, og dels giver os en række helt nye begreber at tale om møder ud fra.

Når vi her taler om møder, er det i en ret bred forstand: Møder er alle situationer, hvor to eller flere mennesker samles i realtid omkring et fælles objekt eller mål: det er 1:1-mødet med kolleger og kunder, det er 1:flere-mødet i teamet, til seminaret, på workshoppen, i bestyrelsen osv. Og det er 1:mange-mødet i afdelingen/for hele virksomheden, på strategidagen, konferencen, i vores indretning af kontor, butik osv.

Møder er alle situationer, hvor to eller flere mennesker samles i realtid omkring et fælles objekt eller mål.

De 3 ’mødeudbytter’

Det, vi bl.a. fandt ud af i første del af tænketankens arbejde, var, at vi overordnet kan dele møderne op i 3 forskellige kategorier, kaldet mødeudbytter. Disse går på tværs af de sondringer, vi ellers normalt kigger på, fx antallet af mennesker, kort/langt, internt/eksternt, fysisk/digitalt osv. Hvis vi i stedet udelukkende ser på, hvad hovedformålet med mødet er, får vi flg. 3 grupperinger:

 

Samdriftsmøder

Samdriftsmøder er de møder, hvor hovedformålet er at sikre fremdrift i en defineret proces for at fjerne usikkerheder. Agendaen er forudsigelig og ingen er rigtig i tvivl om deres rolle og leverance. Der er ikke mange spørgsmål, det er ren proces.

Eksempler er fx informationsmøder, statusmøder, tavlemøder etc.

 

Samstemningsmøder

Samstemningsmøder er de møder, hvor hovedformålet er at afstemme tanker, følelser og adfærd. Ofte er der en tydelig hierarkisk opdeling, hvor nogen fortæller andre, hvordan tingene skal være. Der kan være mange spørgemål, der skal besvares, men målet er altid en rammesætning, så alle ved, hvilken vej, de skal gå.

Eksempler er fx koordineringmøder, planlægningsmøder, beslutningsmøder etc.

 

Samskabelsesmøderne

Samskabelsesmøderne er de møder, hvor hovedformålet er, at deltagerne skal skabe noget sammen. Det kan være en konkret idé eller et produkt og det kan være noget mere diffust som en fællesskabsfølelse eller virksomhedskultur. Disse møder er mere komplekse, og for at de kan blive en succes er det afgørende at der ikke er tydelige hierarkier, der spiller ind, at alle deltager aktivt, stiller spørgsmål og byder ind med svar.

Eksempler er fx kreative møder, innovationsworkshops, kulturbærende arrangementer etc.

 

Alle møder indeholder i reglen noget fra alle 3 mødeudbytter - men der vil altid være ét der vægter højest og som derfor vil være bestemmende for, hvordan mødet bør planlægges og udføres.

I praksis vil samdriftsmøder fx kun kræve fysisk til stedeværelse i de tilfælde, hvor tilliden ikke er høj nok. Her er der altså potentiale for at konvertere fysiske møder til digitale ved at arbejde med at øge tilliden. Omvendt vil et samskabelsesmøde have de bedste kår, når deltagerne sidder fysisk sammen og der er et minimum af hierarki imellem dem - her kan man derfor med fordel forsøge at eliminere alt, hvad der skaber afstand og i stedet søge øjenhøjde og ligeværdighed. Samstemningsmøderne kan gå begge veje - her er det fx graden af kompleksitet og usikkerhed, der er udslagsgivende for, om mødet kan holde digitalt eller kræver fysisk til stedeværelse - til gengæld kan det være en fordel med nogle tydelige roller. 

Tillidsdividenden

I midten af disse 3 mødeudbytter står dén ene faktor, vi har identificeret som altafgørende for succesraten af hvert enkelt møde, nemlig tillid. Vi kaldet det faktisk for ’tillidsdividenden’ fordi vi har lavet en mødealgoritme, hvor summen af alle øvrige faktorer i sidste ende er afhængige af graden af tillid mellem deltagerne på mødet.

Den mest effektive måde at øge mødeafkastet og skabe mere og bedre værdi ud af den tid, som deltagerne bruger på at mødes, er derfor ved at øge tilliden – på tværs af alle 3 mødeudbytter. Følgeligt er det en meget central pointe for tænketankens arbejde, at alt hvad vi gør, når vi planlægger vores møder, skal i sidste ende bidrage til at styrke tilliden. Gør det ikke det, vil det i stedet have en negativ effekt på mødeudbyttet:

...alt hvad vi gør, når vi planlægger vores møder, skal i sidste ende bidrage til at styrke tilliden

Jo højere grad af tillid der er mellem mødedeltagerne, des mindre ’kræves’ der af mødet fordi formålet kan nås hurtigere og kræver mindre ’indpakning’ i form af de rammer, der stilles op for mødet.

Og det leder os hen på vores ’fase 2’ – praktikken: hvad virker så? Hvilke konkrete tommelfingerregler, værktøjer og praktiske rammer skal vi benytte – og hvornår,-  for at skabe en mere bevidst mødekultur, der mindsker antallet af spildte mødetimer og øger udbyttet af de møder, vi holder?

’Fase 2’ – Bedre mødekultur i praksis

Gennem det seneste +1 års arbejde med møder, har vi efterhånden et meget godt billede af, hvad det er for knapper vi skal skrue på for at skabe en bedre mødekultur i praksis. Og vi er i fuld gang med at skabe overblik, kondensere og afprøve det hele ude i den virkelige verden: pt. arbejder vi bl.a. med en række cases, som vi dokumenterer og glæder os til at dele med jer gennem det næste stykke tid.

Fremadrettet bliver det sådan, vi kommer til at arbejde med nogle halvårlige temaer, som vi beslutter fra gang til gang - og herefter dykker dybt ned i. Vi er i gang med at finde overskriften for det næste halve års arbejde - og i den forbindelse vi vil rigtig gerne høre, hvilke temaer omkring møder, der for tiden optager DIG mest?

Du kan skrive dit bud i en kommentar herunder - og ellers har vi også lavet en mikro-survey med 2 korte spørgsmål, som vi vil blive meget glade for at få nogle svar på:

One comment on “Recap på Morgendagens Møder – ’Fase 1’

Skriv et svar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret. Krævede felter er markeret med *