Mødefabrikken uden ledelse

Billedresultat for charlie chaplin modern times

Fremtidens produktionslinje er møder. Er din mødefabrik strategisk ledet?

Organisationer med en produktiv mødekultur er mere innovative, mere profitable, og har større kunde- og medarbejdertilfredshed. Der er et stort spild af tid og produktivitet for organisationer i interne møder. Men få organisationer arbejder fokuseret med deres mødekultur – på trods af at den er en central og vital del af værdiskabelsen. Den øverste ledelse har et ansvar for mødekulturen, og har alle muligheder for proaktivt at tage et strategisk lederskab. Men meget få gør det, og det efterlader mødefabrikken uden ledelse.

Strategisk mødeledelse

Strategisk mødeledelse omfatter vision og strategi for møder, målsætninger, involvering, design af beslutningsprocesser, samarbejde, mødedesign, faciliteter, indretning, teknologi mm. (se nedenstående figur).Operationel mødeledelse er den enkelte mødeleders kompetence til at gennemføre konkrete møder. Isoleret kan operationel mødeledelse begrænse “hygiejne” fejl og mangler, og øge værdien af de enkelte møder. Strategisk mødeledelse er meget andet end mødeledelsens operationelle kompetencer. Strategisk mødeledelse sker gennem ledelsens overordnede beslutninger og prioriteringer direkte forbundet til møder, og omfatter vision og strategi for møder, målsætninger, design af beslutningsprocesser, overordnet kompetenceudvikling, digitale værktøjer og fysiske ressourcer (se nedenstående figur).

Strategisk Mødeledelse

Mødefabrikken: Vidensamfundets produktionslinjer

Vidensamfundets produktionslinjer består af møder og interaktioner mellem mennesker. Medarbejdere mødes af et krav om at samskabe med kollegaer, stakeholdere og samarbejdspartnere, for at udvikle en stadig strøm af innovative løsninger på organisationens og forretningens udfordringer. Udfordringer som løbende opstår i en omverden som er under hastig og accelererende forandring i en digital virkelighed. 

Hverdagen skabes på baggrund af møder, og medarbejderne producere via møder. Møder og mødeforberedelse optager 50% af medarbejdernes produktionstid. Møder af meget forskellig karakter, og møder med meget forskellige formål og resultater. Men i modsætning til at ‘optimere’ industrisamfundets produktionslinjer på fabrikkerne, så arbejder ledelser i vidensamfundet på ingen måde ligeså struktureret med møder. Faktisk oplevelser medarbejderne at ca. 40 % af møder er spild af tid eller kunne være brugt mere produktivt. Der er dermed et stort erkendt spild af tid i digitale og fysiske møder, og et væsentligt gevinstpotentiale i at afholde de rigtige møder. 

Billedresultat for charlie chaplin modern times assembly line
Er din organisation fanget i mødefabrikken?

Det er mindre end 10% af ledelserne som tager det overordnede strategiske ledelsesansvar for produktiviteten og effektiviteten i den interne mødekultur (Tænketanken Morgendagens Møder). Det er et paradoks at ledelser ikke tager det overordnede lederskab for mødekulturen og mødefabrikken, når møder er vigtige og at mange opleves som tidsspilde. Møder bliver i høj grad fastlagt ud fra den eksisterende indgroede mødekultur og den enkelte leders tilgang til – og opsamlede erfaringer med – møder. Møder er reduceret til et individuelt ledelsesværktøj – og til styring af den enkelte mødeleders prioriteter. 

Med reference til industrisamfundets samlebånd, svarer til at vi samler alle medarbejdere og ledere i en bygning, og giver dem til opgave af designe og lede deres individuelle del af produktionslinjen. Denne decentrale tilgang til industrifabrikken og produktionslinjen havde, i begyndelsen af forrige århundrede (1908), ikke produceret mange Ford T ´er i Detroit. 

Det er topledelsens ansvar at vende udvikling, og – i samme grad som i industrisamfundet – at skabe effektive og produktive produktionslinjer. Med andre ord skal topledelsen udvikle en tidssvarende tilgang til interaktionerne og møder med fokus på fremdrift og produktivitet.

Strategiske mødeledelse øger værdien af møder – kontinuerligt

Strategisk mødeledelse fastsættelser retning og rammen for møder i hele organisationen

Hvad skal vi med strategisk mødeledelse? Strategiske mødeledelse øger kontinuerligt mødeudbyttet og produktiviteten markant af alle møder og interaktioner, og begrænser eller eliminere dårlige møder. Gevinsterne er store da op til halvdelen af medarbejdernes tid – som tidligere skrevet – bliver brugt på møder. 

Med en strategisk tilgang til mødekulturen får vi grundlaget for en kontinuerlig organisatorisk tilpasning og læring af en produktiv og effektiv mødekultur. Den overordnede mødekultur udvikles og løses ikke med simple løsninger alene, men gennem en målrettet og langsigtet indsats med kontinuerlige forbedringer og tilpasninger i mødefabrikken. Nøjagtigt som vi gjorde – og stadig gør – i industrisamfundets produktionslinjer.

Ny viden til mødefabrikken

Der bliver løbende genereret ny viden, som vi skal tage højde for i den strategiske ledelse af mødekulturen. Nedenstående er der et lille udsnit…

  • Uanset hvilken arbejdskultur som er mest beskrivende for arbejdet, er samarbejdet en stadig mere betydende, større og voksende del af vores arbejdskultur. Samarbejde medfører interaktioner, kommunikation og møder, hvilket igen betyder at møder bliver en stadig mere central del af alle arbejdskulturer. Forskellige personprofiler og arbejdskultur er afgørende for brugen og værdien af møder, og at en one-size-fits-all tilgang formindsker produktiviteten markant. F.eks. oplever medarbejdere i en konkurrence arbejdskultur møder 40% mindre værdifulde end medarbejdere i samarbejdende kultur. 
  • Traditionel hierarkisk mødeledelse er udfordret i udviklingsmøder, da hierarkier i udviklingsmøder skaber dårligere resultater end ligestillede mødedeltagere.
Relateret billede
  • Digitaliseringen skaber hurtigt og accelererede flere muligheder for at mødes og interagere digitalt. Samtidigt ændre vores daglige adfærdsmønstre og forventninger til interaktioner og møder. Digitale videomøder bliver stadig mere udbredt, og bliver hovedsageligt valgt fordi de er umiddelbare effektive. Specifikt tilpassede retningslinjer for digitale møder øger værdien signifikant på Skype- og videomøder.
  • Møder som er direkte forbundet med daglige arbejdsopgaver opleves generelt mere værdifulde. Jo fjernere mødernes indhold er fra mødedeltagerens nære arbejdsopgaver des lavere opleves mødeværdien.
  • E-mail kommunikation bruges ofte som en effektiv substitut for et kort møde eller telefonsamtale. En overdreven brug af e-mail hvor vi spammer hinanden er samtidigt korreleret med en mødekultur med lav produktivitet. Det er bl.a. fastslået at åbne kontorlandskaber – modsat mindre kontorer – skaber en stigning i op til 40% i interne e-mails mellem medarbejderne. Vi kan samtidigt konstatere at ændringer i fysiske rammer skaber ændret adfærd og interaktioner mellem medarbejdere – og ikke altid til det bedre.

Skriv et svar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret. Krævede felter er markeret med *