Gå I “dark room” og få uforudsigelig samskabelse i mødet (2/5)

Af: Claus Sneppen

Ved at udvikle og dyrke uforudsigeligheden kan samskabelsen øges i møderne. Det gør sig gældende for alle møder lige fra 1-til-1, 1-til-flere og 1-til-mange, de interne og de eksterne og alle de andre møder. Det kræver, som udgangspunkt, at mødet er rammesat og retningsbestemt, men også at kontrollen slippes i afviklingen af mødet. Heraf analogien i overskriften til mødet i et ”dark room”, som er et konkret idéforslag til et mødekoncept for mere samskabelse på Folkemødet fra en gruppe unge mennesker (se mere om idéforslaget sidst i artiklen).

På et møde for samarbejdspartnere for Folkemødet på Bornholm, konkretiserede og diskuterede vi 5 anbefalinger til, hvordan vi skaber større succes for deltagelsen på Folkemødet. Det overordnede ønske var at diskutere – og blive inspireret til – hvordan de besøgende ”folk” på Folkemødet i højere grad kunne blive til deltagere. De 5 anbefalinger løs som flg:

Du vil få større succes med samskabelse i møder hvis du:

  • 1.    Skaber fokus på samskabelse
  • 2.    Slipper kontrollen og skaber rum for uforudsigelighed
  • 3.    Skaber nærvær
  • 4.    Sikrer ligestilling
  • 5.    Skaber rum for at eksponere usikkerheder gennem udvikling af tillid 

2. Anbefaling: Skab rum for uforudsigelighed i mødet

Du skal mødes face2face, når det er uforudsigeligt, og det er vigtigt for alle mødedeltagere. Alt for mange møder afholdes, hvor alle deltagere på forhånd kan forudse udkommet. Forudsigelige møder kan være godt for fællesskabsfølelsen, men skaber sjældent nyt, og kan derfor være spild af tid. Fysiske møder er ressourcetunge, men kan noget unikt, nemlig at udvikle nyt, herunder også skabe tillid, holdfølelse og uforudsigelige resultater.

Vi har ikke behov for at mødes fysisk om at samskabe, med mindre mødeafkastet er uforudsigeligt, og det fordrer at det uforudsigelige ”fylder” i de fysiske face2face samskabelsesmøder. Uforudsigeligheden betyder implicit at mødeejer skal slippe (noget) kontrol og magt med mødet, og det er, ifølge medlem af tænketanken, professor Andreas Roepstorff, nok en af de største udfordringer for mødeejere i kortsigtet KPI-styrede virksomheder og organisationer.

Eksempel: Vi gennemførte en heldagskonference for en kunde med deltagelse af deres vigtigste kunder, hvor vi gav mødedeltagerne magten til at vælge, hvornår de ville deltage i debatter, indlæg eller ”blot” netværke med andre deltagere: I stedet for at lave forskellige scener i flere rum, gennemførte vi alle aktiviteter i ét stort rum, ‘oveni’ hinanden. Al lyd blev sendt ud via forskellige radiofrekvenser, og alle deltagere havde så deres egen modtager med individuel mulighed for valg af kanal. Herved kunne deltagerne selv bestemme og skifte kanal, alt efter hvad der var relevant for lige dem. Den største udfordring for mødeejerne var, at de pludselig kunne opleve, at mødedeltagere ”forsvandt” til andre, for dem, mere relevante aktiviteter. ”Forsvindingerne” omfattede også at netværke og samskabe med andre mødedeltagere, som jo alle befandt sig i samme rum under hele mødet. Mødet blev således en åbenbar parallel til den nye medie- og mødevirkelighed, hvor de fysiske og digitale muligheder er mange, og vi konstant vælger det, som giver størst værdi for os som individ.

Advarsel: Kontrol i samskabelsesmøder forhindrer forudsigeligheden

Når vi mødes med vores pensionsrådgiver, er udfaldet ofte på forhånd nærmest givet og forudsigeligt. Mødet er styret og rammesat, men bliver stadig fastholdt som det menneskelige ansigt på et ”regneark” og et rationelt governance system. Resultatet er, at kunden kan opleve det som misbrug af tid. Men hvis ikke der samskabes på mødet, har det mere karakter af samstemning og samdrift, og så kan det ofte gennemføres lige så effektivt med en mindre ressourcekrævende digital mødeløsning.

Denne indsigt bør vi også tage med os når vi planlægger et møde – fx på Folkemødet: På de mange scener og stande i Allinge er iscenesættelsen (samstemningen) vigtig for de enkelte mødeejere. Men ind i mellem kan selve mødeafholdelsen alligevel forekomme forudsigelig, på trods af at en del er iscenesat som debatter. Og forudsigelighed i indhold understøtter ikke samskabelse eller aktiv deltagelse.

 

– Og så til pointen med til ‘dark room’:

For at undersøge mulighederne for at skabe mere uforudsigelighed gennem øget engagement og deltagelse, lavede Folkemødet et udviklingsforløb med en stor gruppe unge. Her fandt man bl.a frem til at de unge ofte syntes det var svært at deltage i styrede og hierakiske indlæg med ældre, vidende og magtfulde mennesker på scenen – og de foreslog i stedet, at man gennemførte debatindlæggene i et mørkelagt rum, hvor ingen kunne se hinanden. De ville nemlig gerne deltage, hvis ikke de skulle intimideres af personlig eksponering ved at tale i en åben forsamling. Med andre ord mente de altså, at de vil deltage mere, hvis mødet foregik i et uforudsigeligt “dark room” hvor alle er lige (det kommer der mere om, når vi kommer til anbefaling 4).

Om en uge publiceres 3. anbefaling til mere samskabelse i møder, og her uddybes betydningen af nærvær i fysiske face2face møder.

Skriv et svar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret. Krævede felter er markeret med *