Face2face-møder er lagt i jern

Som mødeejer kan man ind i mellem føle sig tvunget til at vælge fysiske face2face møder, uanset hvor meget man objektivt ønsker at konvertere dem til mere fleksible og ressourceeffektive digitale møder. Det skyldes både rationelle restriktioner, men også emotionelle forventninger og ønsker hos både mødedeltagere og mødeejer.

I tidligere artikler, har jeg beskrevet en række situationer, hvor det digitale møde klart vil være det smarteste valg, – nemlig de møder, hvor der ikke skal udvikles noget – men hvor der i stedet er tale om videregivelse af simple budskaber, drift, afrapportering eller rene transaktioner – det er de møder, vi kalder samdriftsmøder.

Men forskellige faktorer gør, at vi alligevel holder fast i de fysiske møder. Et jerngreb, der ind i mellem kan være svært at gennemskue  – for hvorfor er der en større præference hos nogle for at mødes face2face, selv hvis mødepartneren gerne vil mødes digitalt? Hvorfor tager nogle sælgere på en lang rejse for at afholde et kundemøde, hvor det lige så effektivt kunne være afholdt digitalt? Hvorfor bliver vi igen og igen indkaldt til rutinemæssige, interne møder, hvor vi beviseligt oplever at spilde en stor del af tiden? Hvorfor indkalder chefen til et møde, alle kender indholdet af på forhånd?

En del af svarene på ovenstående er afdækket i mødemodellen, som har etableret en mødeforståelse – og et begrebsunivers for, hvornår vi skal mødes hhv. fysisk og digitalt. Det handler generelt om de parametre, der afgør, hvorvidt der er tillid, og nogle af de mest centrale foldes ud herunder.

I dataindsamlingen og udviklingen af mødemodellen observerede vi en række forhold, som forårsager at mødeejer og -deltagere fastholder det fysiske face2face møde på trods. Fysiske face2face møder bliver fastholdt af følgende rationelle og emotionelle forhold:

  • Positionering: Både mødeejer og mødedeltagere opnår positionering gennem deltagelse i fysiske møder. Det gælder f.eks. når samarbejdspartneren opnår face2face møde med direktøren, medarbejderen får mødetid med chefen i en travl hverdag, chefen som indkalder til møde og stiller sig op for at tale til de indkaldte, osv. Fortællingen og positioneringen om, hvem der er tættest på hvem, afgøres tydeligt på face2face-mødet. Deltagelse i vigtige konferencer eller seminarer. Eller vi tager til et fysisk møde i udlandet, og bruger det til at positionere os selv som vigtige (se f.eks. ”posts” og ”likes” på LinkedIn eller Facebook). Og ofte er det egne interesser som motiverer positioneringsmødet, og ikke det fælles mål om at skabe værdi for organisationen eller virksomheden

 

  • Kutymer, ritualer, regler og vaner: Vi har fastlagt klare mønstre for afholdelse af møderne, hvilket skaber en høj grad af tryghed. Tryghed, som kan frigøre mental kraft, der kan bruges på andre tanker og følelser. Det er svært at bryde vanerne, da både mødeejer og mødedeltagere kan have en klar forventning om, at de fastholdes. Vaner kan blive så fastlagte at de bliver til kutymer, og i sidste ende til ritualer. Og ritualer er ualmindeligt svære at afvige fra i face2face møder. Selv små afvigelser vil blive bemærket, og kan være diskvalificerende og påvirke tillidsforholdet

 

  • Fysisk nødvendighed: Det kan være fysisk nødvendig at mødes, og gøre brug af alle sanser. En vinsmagning er svær at digitalisere. En gennemgang af et produkt, som skal berøres fysisk, falder i den samme kategori. På det mere lavpraktiske skal vi stadig til frisøren for at blive klippet (med mindre vi selv gør det)

 

  • Tid: Det kan være hurtigere at mødes fysisk fremfor digitalt. Det kan f.eks. være mere effektivt for en mødeejer at samle 100 medarbejdere face2face til en fælles gennemgang, end at skulle udvikle kommunikationsmateriale (video, skrift, etc.). Men samtidig er vi også slaver af kalenderen, fordi face2face-møder fylder meget af vores tid. Ofte bruger vi ligefrem de fysiske face2face-møder til at styre tiden: Ved at få dem i kalenderen føler vi nemlig, at der kommer fremdrift i projekterne (også selvom mange af møderne er forudsigelige og ikke-produktive).

 

  • Afstand: Når afstanden er kort, fastholdes de fysiske face2face møder ofte, selvom de reelt stadig kunne gennemføres mere effektivt digitalt. Paradokset ved mange face2face-møder er, at der kan opstå en manglende fremdrift. I større organisationer (med større fysiske afstande) afløses denne problemstilling af mange digitale møder (f.eks. e-mails) som skulle være afholdt som fysiske møder

 

  • Belønning: Vi belønnes ved at tildele eller modtage fysisk face2face-mødetid. En del er allerede afdækket i positioneringen, hvor vi blevet belønnet med følelsen af, at vi er vigtige. Og hvem vil ikke gerne føle sig vigtig? Vi belønner ofte kunder, samarbejdspartnere og kollegaer med face2face-mødetid for at vise, at de er vigtige og dermed understøtte vores samarbejde med dem. Men belønning tager også form af, at vi skaber frihed og ”ego-tid” ved at lægge face2face-møder i kalenderen. Det klassiske eksempel er, at mange deltagere forsvinder tidligt fra konferencer, eller flyver til udlandet for at deltage i et fysisk møde. Vi har også observeret at kørepenge, gode hoteller, business class og rejsegodgørelse kan være styrende for fastholdelse af fysiske face2face møder. Belønningsincitamentet må ikke undervurderes som adfærdsmarkør, og rigtig mange organisationer udvikler løbende governance for at kunne kontrollere og styre belønningsmotivet

Der er uden tvivl yderligere restriktioner og forventninger, som vi ikke har afdækket her. Men ovenstående er i al fald nogleaf de drivere, som man med fordel kan blive opmærksom på i et mere bevidst arbejde med valget af mødeform.

For én ting er sikker: Digitaliseringen skubber på for at ændre de fastlåste mønstre og forhold. Stadig mere bliver muligt digitalt og på mange områder vil det digitale efterhånden overgå det, vi kan, fysisk, f.eks. gennem brug af video, VR, AI, AR, 3D print, etc. Og samtidig med den accelererende teknologiske udvikling flytter vi også vores mentale indstilling til brug af fysiske og digitale møder. Så opfordringen er enkel:

Bryd jerngrebet og skab en mere forretningsunderstøttende mødekultur.

Skriv et svar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret. Krævede felter er markeret med *